Effektiv drift og bedre innsikt i økonomien med nytt regnskapssystem

Del artikkel:

– Det var som natt og dag, da vi begynte å bruke PowerOffice Go. Fra første dag merket vi at regnskapssystemet gjorde oss mer effektive og ga bedre innsikt i økonomien vår, sier Målfrid Kibsgård i Røyseth Maskin.

Innerst i Førdefjorden finner vi Førde. Og noen hårnålsvinger ovenfor for sentrum ligger Røyseth Maskin. Den tradisjonsrike maskinentreprenøren er kanskje mest kjent som produsent og leverandør av førdegranitt, men størsteparten av inntektene kommer fra ulike former for entreprenørvirksomhet som opparbeiding av tomter, veier, vann- og avløpsanlegg og lignende.

Siden starten har Røyseth Maskin forholdt seg tradisjonelt til regnskapet. Det vil si mye manuelt arbeid, innsamling av bilag og fakturaer med overlevering av papirene til regnskapsfører Accountor gjennom fysisk oppmøte. Både sjefene og de ansatte manglet den daglige innsikten i bedriftens økonomi og tall.

Den første januar i år ble dette endret. Da skiftet Røyseth Maskin over til PowerOffice Go med hjelp fra Accountor. Etter bare noen få måneders bruk har det gitt maskinentreprenøren mange fordeler.

– Det var som natt og dag. Det var en enorm positiv forandring fra det vi brukte før, sier Målfrid Kibsgård i Røyseth Maskin.

PowerOffice Go er enkelt og brukervennlig

– PowerOffice Go er enkelt og brukervennlig. Vi kan koble oss til systemet fra alle slags enheter, når som helst. Den viktigste forskjellen er at vi nå har tilgang på de tallene vi ønsker gjennom innsiktsfulle dashboards, fortsetter Kibsgård.

Hun trekker frem en rekke andre fordeler med PowerOffice Go.

  • Røyseth Maskin kan gjøre mer av regnskapsjobben selv.
  • Bilag kan legges inn i regnskapssystemet fra mobilen. Det gjør at man kan føre utlegg mens man er på farten og slipper å lagre papirbilag.
  • Godkjenning av fakturaer og andre enkle oppgaver kan gjøres på farten fra mobilen.
  • Man får tilgang til regnskap og rapporter på alle slags enheter når man vil.
  • Mange regnskapsoppgaver kan automatiseres og effektiviseres.

– Vi har for eksempel 25 ulike kort for diesel. For disse bilagene har vi laget en mal som gjør det enkelt og effektivt å legge bilagene inn i regnskapssystemet med få klikk siden mye av informasjonen forhåndsutfylt, sier Kibsgård.

– Røyseth Maskin er bare en av kundene som sparer mye tid på å bruke PowerOffice Go. Det er mye mindre kontorarbeid for kunden. Man kan godkjenne fakturaer, legge inn bilag, lese rapporter og se regnskapet uansett hvor man er og fra både mobil og PC. Noen sparer til og med plass, man trenger ikke å fylle opp hyllemeter på hyllemeter med bilag, sier Eli Heimdal Ytrøy kundekontakt i Accountor.

Lønnskjøring er en annen oppgave som er blitt mye enklere med PowerOffice Go. Røyseth Maskin har også tatt i bruk lønnsmodulen i PowerOffice Go.

– Når jeg har godkjent lønn, sendes eksempelvis A-meldingen automatisk sammen med filer til utbetaling, legger Kibsgård til.

Tett kobling til fagsystem

Røyseth Maskin bruker fagsystemet Proresult for å registrerer timer, ordrer og ha kontroll over hva som skal gjøres og hva som er levert.

–  Mange av våre kunder bruker fagsystemer eller bransjesystemer med funksjonalitet som ikke er dekket i PowerOffice Go. Da er det viktig at de kan kobles til PowerOffice Go slik at man ikke må mate inn data flere ganger. Det gir ofte feil og er masse bryderi. PowerOffice har vært veldig frempå med hensyn på integrasjoner. Siden PowerOffice har en solid markedsandel har de fleste bransjesystemene ferdige integrasjoner mot PowerOffice Go, sier Odd Ingvar Helgesen.

Han får støtte av Kibsgård.

– Det har vært lett å integrere Proresult med PowerOffice GO. Dermed kommer timene inn i regnskaps- og lønnssystemet. Alt jeg trenger å gjøre er å godkjenne dem.

Hun sier at Vipps også er integrert.

– For oss er det viktig, siden vi ofte leverer masse til og gjør oppdrag for privatpersoner, er det viktig at betalingen kan gjøres så enkelt som mulig både for kundene våre og oss.

PowerOffice Go kan kobles til en rekke ulike gjennom API-er, som er en forkortelse for Application Programming Interface. Enkelt forklart er det en standardisert måte å utveksle data og informasjon mellom ulike IT-systemer på. Resultatet av tilkoblingene til ulike systemer er automatisering av prosesser og effektivisering

Regnskap med færrest mulig klikk

– Før leverte kunden manuelt underlagene til regnskapsfører, som så la dem inn i et produksjonssystem før kunden fikk regnskapet tilbake. Da betydde det ikke noe hvordan regnskapssystemet var i forhold til brukervennlighet, sier Odd Ingvar Helgesen i Accountor.

I dag gir digitalisering mulighet til at kundene kan legge inn underlagene direkte i systemet, og kan se rapporter og hele regnskapet og at regnskapsinformasjon kan deles ut i kundens organisasjon, for eksempel til ledere med ansvar for de avdelinger.

– Når kundene skal jobbe i og med regnskapet, blir det også viktigere at det er enkelt og intuitivt å bruke. Særlig gjelder dette for de brukerne som sjelden er i systemet, fortsetter Helgesen og legger til:

– Det er veldig, veldig viktig for oss at kunden har en god opplevelse i forhold til system. Om vi skal lykkes med digitalisering og samhandling må systemet være veldig bra. Man kan ikke sitte og bla i en brukermanual hver gang man skal gjøre en oppgave. Derfor har vi valgt å anbefale PowerOffice Go.

– PowerOffice fokuserer veldig mye på brukeropplevelse og utvikler systemet med utgangspunkt i at det skal være færrest mulig klikk. Det må være intuitivt. Det er mange gode systemer der ute, men PowerOffice Go er i en særstilling med hensyn på fokus på brukeropplevelse, istemmer Ytrøy, kundeansvarlig i Accountor.

At systemet er så brukervennlig og at man har tilgang til rapporter og regnskap på alle slags enheter, gjør at man også kommer tettere på tallene.

PowerOffice Go gir bedre eierskap til hvordan butikken faktisk går, siden kundene alltid har tilgang til oppdaterte tall og rapporter.

– Jeg ser bare fordeler med PowerOffice Go. Vi har ikke funnet noen ulemper med å ta i bruk regnskapssystemet. Det eneste er hvorfor vi ventet så lenge, slutter Kibsgård.

Accountors fire gode grunner for å bruke PowerOffice Go

  1. Samhandling. Kunde og regnskapsfører samhandler på felles plattform og har tilgang til samme informasjon. Man kan bedre følge opp hvordan den daglige driften går.
  2. Brukervennlig. Intuitivt og enkelt brukergrensesnitt. I praksis trenger man ikke å bruke tid på opplæring. Gode instruksjonbsvideoer ligger på YouTube, tilgjengelig når man trenger dem. Alle ansatte hos kunden kan få innsikt i regnskap og tall.
  3. Automatisering. Prosesser og oppgaver går elektronisk og mye kan automatiseres. Mye tid spares på å at man unngår manuelt arbeid.
  4. Integrasjoner med bankløsninger og fag- og bransjesystemer. PowerOffice Go kan integreres med de vanligste og mest brukte fagsystemene, inkludert bank- og betalingsløsninger.

Klar til å prøve PowerOffice Go?

Publisert 05.07.2021