Dette sier Robin Næss i regnskapsbyrå-kjeden Adwice sin avdeling i Vesterålen. I løpet av 17 måneders drift har avdelingen over hundre kunder. Alle som en er på samme digitale, skybaserte regnskapsløsning. Den eneste angeren å spore er at skrittet over i det virtuelle ikke ble tatt tidligere.
– Systemet vi har valgt gir våre kunder langt bedre oversikt, dypere forståelse av sin faktiske økonomiske situasjon og en hverdag hvor de kan konsentrere seg om kjernevirksomheten. Systemet gjør det dessuten mulig for oss å benytte vår hardt ervervede kompetanse og oppsamlede erfaring til å gi langt mer nyanserte råd i forhold til mer effektiv drift, smartere budsjettering og de muligheter som måtte åpne seg. Løpende, til enhver tid, sier Næss.
Næss er av den oppfatning at digitaliseringen er noe alle regnskapskontorer må gjennom. I bunn og grunn handler det om en grunnleggende og total effektivisering. En smartere, bedre og mer strømlinjeformet måte å jobbe sammen på. Eksternt og internt.
– Skal vi ta ut det potensialet som ligger i dagens teknologi og digitale redskaper, må vi ikke bare legge om måten kundene og deres behov håndteres på, men også bli langt smartere når det kommer til våre interne samarbeidsformer og prosesser. Det er klart at denne type omstilling til en viss grad røsker opp i både virksomhets-kulturer, inngrodde roller og forretningspraksis, men skal vi leve videre er det ingen vei utenom, sier Næss.
Adwices visjon og ledesnor er formulert i setningen; «Nåtidens tall, fremtidens muligheter.» For å kunne leve opp til denne har valg av system vært essensielt. Uten markedets ypperste teknologi på laget stiller man med et betydelig handicap allerede på startstreken.
– Systemet PowerOffice Go er utvilsomt nøkkelen for å gjennomføre det vi har satt oss fore. Vi opplever plattformen som den mest intuitive og fremtidsrettede på markedet i dag. At den fortløpende utvikles i Norge er også en fordel. Det gir oss en unik mulighet til å være med å forme og komme med innspill. I en virkelighet hvor programvaren er en betydelig hjørnestein er det avgjørende at denne ikke stivner, men tar opp i seg nye behov og møter de mulighetene og utfordringene framtiden byr på, sier Næss.
Næss mener at det går et tog nå. En ting er at det ligger store besparelser for både regnskapskontor og kunder i å gå over til et skybasert system. Det viktigste er imidlertid at man med et system som oppdateres fortløpende i sanntid får en helt annen nærhet til kundene, deres situasjon og hverdag. En nærhet som åpner for en helt annen type dialog. I fremtiden vil denne dialogen ikke være et fortrinn, den vil være et krav.
– I et skybasert system der tallene gjenspeiler dagens faktiske situasjon kan vi ha en løpende dialog med våre kunder om alt fra likviditet og arbeidskapital til aktuelle posteringer og eventuelle akrobatiske krumspring. I stedet for å forstå hva kunden holdt på med i forrige termin, så gir et regnskap ført i sanntid en helt annen konsekvens-tenking. Trykker du «fakturer» eller godkjenner og remiterer en kostnad, så skjer det noe med bunnlinja tvert. Kundens handlinger får en konsekvens. Jeg føler derfor at vi snakker med kundene på en mye mer forståelig og logisk måte. Vi kan bruke pedagogen i oss og øker på den måten forståelsen i den andre enden betraktelig. Det er gull for alle, sier Næss.
Næss forteller at brorparten av kundene er oppe og går på remiterings-avtaler og ulike OCR-løsninger. Løsninger som gjør det mulig å godkjenne en betaling med to tastetrykk på mobilen og remittere i samme slengen. PowerOffice Gosørger dessuten for alt man trenger når det kommer til fakturering, oppfølging og lønn.
– Vi sier til våre kunder at de strengt tatt ikke skal behøve å logge seg inn på nettbanken mer enn seks ganger i året. Da for å betale skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Det er kanskje litt fleipete, men målet vårt er å la mest mulig gå gjennom systemet. Helst alt. Har vi et digitalt spor av transaksjonen er det lite som skal til for å få de postert riktig. Også når det gjelder eventuelle krumspring. Være seg midlertidige lån eller ekstraordinært utbytte. Vi har den holdningen at skal du først gjøre noe så ta nå heller og skriv ned hva du tenker på en serviett, ta et bilde og last det opp. Så har vi et spor å følge når vi skal sørge for korrekt føring og dokumentasjon av krumspringet, sier Næss.
Etterhvert som stadig flere kunder har blitt faset inn og lært opp i PowerOffice Go, har ressursbruken sunket betraktelig. Næss anslår at de i dag bruker halvparten av tiden på en ny kunde i forhold til den aller første.
– Man må nesten gå «all in» for å få gjenbrukt det som er av ervervet kunnskap og opparbeidet innsikt. Vi kan ikke finne opp kruttet gjentatte ganger. Å fase inn en kunde handler mye om å forstå prosessene og skape seg en gjennomtenkt og hensiktsmessig arbeidsflyt. Finne en «beste praksis.» En total omlegging tvinger deg inn i et spor der nytenking, kreativitet og effektivisering blir en nødvendighet. Du kan godt si at vi har benyttet tung kunnskap bygd opp gjennom mange år til å finne fremtidens verktøy og utforme optimale prosesser knyttet til det. Og akkurat det er jeg veldig stolt av, avslutter Robin Næss.
