Smidigere og mer lønnsom hverdag

Vi har fått en smidigere og mer lønnsom hverdag. Dette sier Morten Buvik, daglig leder og grunnlegger av Lydteamet AS. Han er av den oppfatning at omleggingen til «PowerOffice Go» er én av to store teknologiske nyvinninger som i løpet av det siste tiåret har løftet virksomheten minst én generasjon opp og frem.

Lydteamet er Nord-Norges ledende leverandører av lydtekniske løsninger. Virksomheten hadde i 2014 førtisju medarbeidere som mottar lønn, hvorav ti heltidsansatte. I tillegg er det et sted mellom tredve og førti frilansere som jobber sesongbasert og fakturer. Totalt anslår Buvik at et sted mellom åtti og hundre personer årlig inngår i de ulike prosjektregnskapene.

– Vi har hatt en vanvittig utvikling siden oppstarten. Fra å gjennomføre drøyt femti konserter i året på begynnelsen av nitti-tallet, håndterte vi den tekniske gjennomføring av mer enn 1 200 konserter og eventer i løpet av fjoråret, sier Buvik.

Ansatte

Mill. omsetning

Mil etter mil

Virksomheten lever av å «produsere» lyd og AV for alt fra lokale arrangementer til stadion-konserter. Det er imidlertid festivalene som utgjør den største kilden til penger og utfordringer. På den lange kundelisten finner vi blant annet Træna-festivalen, Nordland Musikkfestuke, Riddu-riddu, festpillene i Harstad og Barens-spetakkel i Kirkenes. Fra Bodø til Kirkenes er det fort borti 1 300 kilometer én vei. Så stor spredning når det kommer til såvel geografi som kunstnerisk uttrykk krever innsikt og overblikk. Glad er derfor Buvik for at han i PowerOffice Go – i tillegg til ett enkelt og funksjonelt regnskapsystem – har fått et ypperlig prosjektstyringsverktøy mellom hendene.

– PowerOffice GO hører hjemme i 2015. Vi har fått en helt ny hverdag. I dag er systemet tilgjengelig i skyen fra hvor-som-helst. Informasjonen er i tillegg lettfattelig og intuitivt lagt opp. Du kan godt si at regnskapssystemet har blitt vårt styringsverktøy. Et verktøy som gir innsikt i egne prosesser og solid beslutningstøtte uansett hvilket valg vi måtte stå ovenfor, sier Buvik.

Enkel og presis styring

Slik har det imidlertid ikke alltid vært. I 2014 ble det investert i et nytt system. Etter fire måneder med oppgraderinger, installasjoner og opplæring måtte Lydteamet kaste inn håndkleet etter 30 dager i drift. Systemet holdt ikke mål. Kostnadene knyttet til regnskap og økonomistyring skøyt i være med 6-700 prosent. Det var etter dette hele virksomheten gikk over på PowerOffice GO. I og med at systemet ligger i skyen, kreves det ikke mer enn internett for å ta det i bruk. Bilag «skannes» med mobilen og lastes rett opp. Det meste av arbeidsflyten er automatisert, alle tall og rapporter er tilgjengelig for de som har tilgang på sine respektive nivåer med ett tastetrykk eller to. Etter en halvtimes opplæring hadde Buvik alle ferdigheter inne for å styre skuta. Han har ikke sett seg tilbake siden.

– Forrige måned var vår regnskapsfører utenlands på ferie i tre uker, da han kom tilbake var vi ajour med regnskapet til tross for at han hadde vært på reise. Det sier ganske mye om hvilke muligheter som ligger i sky-baserte systemer. Via det interaktive dashbordet – som jeg har tilpasset for å få den informasjonen jeg er interessert i – kan jeg ta pulsen på virksomheten og se økonomiske tendenser med ett kjapt oppslag. Informasjonen er dessuten ikke bare lett å finne, den er også alltid oppdatert og svært enkel å dele, sier Buvik.

Ser lovende ut

Spesielt imponert er Buvik over bilagshåndteringen. Papirløs bilagsflyt har gjort all fysisk registrering overflødig. I fjor hadde selskapet tolv smekkfulle permer med bilag stående i hylla. I dag har de ikke én.

– Vi omsatte for 21 millioner i fjor og kommer neppe til å omsette for mer enn det i år, men vi har en realistisk forventning om å tjene mer. I 2014 gikk vi i pluss med cirka 700 000, hittil i år har vi allerede en halv million. I og med at sommeren er den definitivt travleste tiden for oss, skal jeg ikke legge skjul på at det ser lovende ut, avslutter Buvik.

Foto Bård Selfors

– Tidligere har vi benyttet oss av en serverbasert løsning. Med PowerOffice Go har vi fått noe innovativt, moderne og nyskapende mellom hendene.

– Du kan godt si at PowerOffice Go har økt livskvaliteten vår. Det gamle regnskapssystemet var helt og holdent jorda til kontoret.