Fra bokføring til effektivt styringsverktøy
– Med PowerOffice Go nyttiggjør vi og våre kunder ny, digital teknologi på en optimal måte. Du kan godt si at med dette systemet har regnskap gått fra å være bokføring til å bli et effektivt styringsverktøy. Et styringsverktøy som åpner for bred samhandling, total oversikt og dyp innsikt, sier Rolf-Morten Karlsen, daglig leder i Økonor Narvik.
Kort innkjøringsperiode
Karlsen forteller at Økonor Narvik så smått begynte å bruke PowerOffice Go sammen med én kunde i mars i fjor. Etter en kort og vellykket pilotperiode tok byrået selv i bruk systemet fra 1. juli og har fra oktober flyttet over mer enn hundre av sine kunder til den moderne, web-baserte plattformen.
– Det å gå over fra en manuell verden til en fullstendig gjennom-digitalisert virkelighet – hvor alt ligger i ett lett tilgjengelig, digitalt dokumentsenter – har vært morsomt, lærerikt og ytterst effektiviserende, sier Karlsen, som ser positivt på at systemet han har valgt er under stadig utvikling. Spesielt ser han fram til kommende funksjonalitet for automatisk håndtering av lønn og ordre.
Enkel oversikt
Karlsen trekker frem en kunde som driver en entreprenørvirksomhet med fire ansatte, som eksempel. Sammen har de greid å stable et hundre prosent elektronisk system hvor alt fungerer, på bena. Krumtappen og hub’en i systemet er PowerOffice Go.
– Hans leverandører sender fakturaer – enten som EHF eller PDF – rett inn i systemet. Vi behandler hver enkelt og sjekker om alt ser greit ut, og sender dokumentet til kunden som fortløpende godkjenner etterhvert som han får melding om mottatte dokumenter. Deretter oppdaterer Økonor systemet, fakturaen betales – som regel av oss, men av og til også av kunde alt etter hva som er mest hensiktsmessig – og han fakturerer videre. Dette fungerer nå hundre og ti prosent og alle har til enhver tid full kontroll på det som måtte skje i og med at alt remitteres og går via systemet, sier Karlsen.
Minimal feilprosent
Karlsen er av den oppfatning at systemet har en svært lav brukerterskel og at det enkle grensesnittet i seg selv fører til at det gjøres minimalt med feil. Noen få blir det dog. Det er jo tross alt mennesker som sitter og jobber inn mot systemet, men i forhold til tidligere er feilprosenten ifølge Karlsen forsvinnende liten.
– I forhold til hvordan vi jobbet før er det en helt ny virkelighet når det kommer til kontroll og eliminering av feilkilder. I PowerOffice Go sitter vi jo med alle tilgjengelig data oppe på skjermen og tolker tallene fortløpende. Vi kan til enhver tid sjekke at tallene stemmer med bankkontoene og bilagene. Det at man med et tastetrykk kan hente opp det aktuelle bilaget er jo i seg selv en revolusjon som gjør det vanskeligere å gjøre feil, og samtidig enkelt å rette dem opp når de inntreffer, sier Karlsen.
Frigjør tid
Hvorvidt systemet i seg selv er tidsbesparende er ikke så interessant i Karlsens øyne. Det interessante er hvor mye bedre det går an å utnytte dagens timer. Å frigjøre tid til analyse, rådgivning og bedriftsutvikling, med et stødig fokus på økt lønnsomhet, er noe alle burde unne seg.
– I en tradisjonell sammenheng kommer regnskapsmaterialet inn to måneder etter at hendelsen faktisk har funnet sted. I PowerOffice Go jobber vi hele tiden i sanntid og er oppdatert til enhver tid. Hver dag, året rundt. Det er klart det øker forståelsen for det arbeidet som gjøres på økonomistyrings-siden. Vi ser da også at de av våre kunder som benytter PowerOffice Go har fått et helt annen fokus på lønnsomhet og drift, sier Karlsen.
Kan jobbe overalt
Selv om kontroll, transparens, innsikt og enkelhet er de vesentligste fordelene, er også fleksibiliteten systemet åpner for svært kjærkomment i en verden som blir stadig mer mobil.
– Vi har en kunde som driver med butikkhandel og service og har gjort det lenge. Med PowerOffice Go kan han følge opp hele butikken sin fra hvor det skulle være. Han er kort sagt like operativ og på hugget når han er på landstedet sitt, som når han er i Narvik, avslutter Karlsen.
