Salten Aqua er et konsern som opprettholder nærhet til ressursene, lokal styring og kontroll, samtidig som den samlede størrelsen gir vesentlige stordriftsfordeler. Uten et oppegående, skybasert regnskapssystem kunne imidlertid veien fra rogn til spisebord blitt lang og kronglete.

– Alle våre selskaper som er organisert gjennom Salten Aqua har et trygt fotfeste i oppdrettsnæringen slik den sakte men sikkert har vokst fram i Salten og distriktene rundt. Gjennom en velorganisert struktur styrker vi og våre partnere konkurransekraften som skal til for å lykkes i et krevende marked, uten at det går på bekostning av kunnskap, nærhet og kjærlighet til fisk, fjord og de menneskene som har gjort eventyret mulig, sier Controller John-Christian Andreassen.

Det var rundt årtusenskiftet at de lokale Salten-baserte oppdretterne Wenberg, Edelfarm og Gifas valgte å slå seg sammen og gripe roret selv for å stå sterkere samlet. Det har de ikke angret på. I dag har konsernet de sammen dannet full kontroll på hele verdikjeden. Intet mindre enn ti selvstendige enheter inngår i Salten Aqua. Dette innbefatter egne selskaper for smolt, stamfisk, slakting, videreforedling og eksport. I 2016 omsatte konsernet med døtre for drøyt 1,4 milliarder og resultatet vaket tett oppunder 170 millioner blanke, norske kroner.

Ansatte

Mill. omsetning

– Våre anlegg i Skjerstadfjorden er unike i oppdrettssammenheng. Ikke bare gir de svært gode oppvekstvillkår for laksen, det er også en stor miljømessig gevinst knyttet til å ha merdene i nærheten av Saltstraumen, verdens sterkeste malstrøm. På grunn av den enorme vannutskiftingen og et høyt ferskvannsinnhold overlever ikke lakselusa, sier Viseadministrerende direktør Jarle Solemdal, som den første januar 2017 flyttet åtte av ti selskaper over på det hel-digitale, skybaserte regnskapssystemet PowerOffice Go. Allerede nå ser han hvordan tilgjengelighet og presisjon har gitt konsernet – og de respektive datterselskapene – en helt annen kontroll, oversikt og fleksibilitet.

Controller John-Christian Andreassen er også ytterst fornøyd med bytte av regnskapssystem. Kanskje ikke så rart. Før skiftet var det nærmere nitti kilometer til deres regnskapskontors eneste PC med et installert, elektronisk system. Om han ikke skulle ta turen for med egne øyne å se hvilke disponeringer som der ble gjort, måtte han logge seg inn via en teamviewer-løsning og gjøre sine korrigeringer per telefon eller epost. Ikke gikk det an å få oversikt over bilag som ventet godkjenning, løpende tall og rapporter overlevert på en fornuftig måte heller. Alle filer måtte i beste fall konverteres, eksporters og overføres. Dette var ikke bare tungvint, det men også utfordrende for felles innsikt, oversikt og kontroll.

– Å drive med matproduksjon krever mildt sagt en viss oversikt. I og med at vi er lokalisert på syv – åtte forskjellige steder, betyr dette at et ti-talls personer har behov for tilgang til tallene. Begrenset innsikt for disse nøkkelpersonene er tidkrevende. Når bokføringer ble gjort lenge etter at hendelsene faktisk skjedde, var det vanskelig å føle seg trygg på at «siste tall» er 100% oppdaterte, sier Andreassen.

På grunn av mangel av på oppdaterte tall -utførte nøkkelpersoner i enkelte selskap egen inntekts -og kostnadsoversikt for å selv kunne anslå et nøyaktig og oppdatert løpende resultatregnskap. Delvis for å være trygge på at viktige fakturaer ble trygt betalt i tide og delvis for å ha en viss følelse med hvordan det sto til med inntektssiden.

– Alle våre datterselskaper er på en eller annen måte avhengige av hverandre. Og det er ikke en rent liten del av den enkeltes inntekter og utgifter som skjer gjennom interne transaksjoner mellom konsernets respektive enheter. I en sammenheng hvor mange selskaper bidrar i en lang prosess for å framstille ett produkt, er effektivitet, kompetanse, kvalitet og pålitelighet i alle ledd ikke en fordel, det er en tvingende nødvendighet. Et oppegående og moderne regnskapssystem er av den grunn helt essensielt. Med vårt nye system skjer alt i sanntid. Bilag og transaksjoner manifesterer seg i regnskapet på sekunder og de sees av alle med en gang. På konsernnivå kan jeg logge meg inn, velge selskap og få full oversikt med ett tastetrykk i et tydelig og lettfattelig grensesnitt. Hvor jeg nå enn måtte befinne meg, sier Solemdal.

Med ti selskaper, mange mann i brødet og en omsetning som truer med å tippe en og en halv milliard, er det imidlertid først og fremst styrbarhet og kontroll Andreasen og Solemdal er opptatt av. I deres verden handler det meste om å ta kloke, faktabaserte beslutninger til enhver tid. Både når det kommer til det enkelte selskap og konsernet som helhet. I PowerOffice Go har de funnet et verktøy som gir dem nettopp den faktabaserte og evig oppdaterte oversikten de trenger.
Overgangen til PowerOffice Go har derfor på den ene siden gjort konsernledelsens hverdag enklere, men samtidig også ført til at de løpende regnskapsoppgavene blir raskt og presist utført der de best blir ivaretatt. Nemlig hos den ansvarlige lederen for den respektive enheten. Som jo bokstavelig talt står i begivenhetens sentrum.

– Rasjonaliseringsgevinsten av å gå over til et skybasert system har så langt manifestert seg tydeligst når det kommer til tidsbesparelser. Før kunne en faktura leve svært lenge før den ble betalt. En typisk runde var jo at leverandør mottok bestilling, sendte faktura med post til bedriften, som deretter sendte faktura til riktig person, faktura ble så attestert av daglig leder før den igjen ble sendt med post til regnskapsfører, som av og til måtte ringe tilbake til bedriften for å klarere småting ved fakturaen. Dette kunne ta uker. Med PowerOffice Go og EHF går hele denne prosessen på sekunder. Også sende utgående fakturaer har blitt langt mer presist. Spesielt de mer rutinemessige. I stedet for å gå inn og gjøre en operasjon i systemet legger vi den inn som en repeterende oppgave som automatisk blir fulgt opp. Og så er det bare å plusse på manuelt om ekstra kostnader skulle påløpe. Dette sparer oss for mye tid. Jeg tør påstå at enkelte ikke bare har kuttet ned egen tidsbruk, men også når det er snakk om tidsperspektivet for hele prosessen fra faktura til oppdatert resultatregnskap avslutter controller Andreasen.