– Nå går vi ikke rundt og lurer på om butikken går godt eller dårlig. Nå har vi alltid ferske tall og kan raskt ta nødvendige grep, forteller Øystein Hillestad daglig leder i Fargerike Stord Malerboden.

Hillestad står mellom malerspann og parkett på tilbud i Stords faghandel for maling og interiør. I et halvt års tid har han brukt hele PowerOffice Go-pakken med både regnskap og lønn. I tillegg har butikkens regnskapsbyrå, Aketo, integrert regnskapssystemet med banken og kassasystemet fra Lindbak.

Til sammen har dette økt likviditeten, bedret bunnlinjen og redusert tiden butikken bruker på regnskap og økonomi.

– Gjennom PowerOffice Go har jeg nå full kontroll over butikken. Her har jeg tilgang til alle banktjenestene. Her ser jeg budsjettet sammen med de faktiske tallene og resultatet fra i fjor. Her har jeg kundefakturaer og utestående fordringer. Til og med værmeldingen er integrert i systemet, fortsetter Hillestad.

Han forklarer hvordan butikken hadde det før Aketo ble butikkens regnskapsbyrå.

– Tidligere fikk vi ikke resultatene våre før den 25. i påfølgende måned. Dermed kunne det gå to måneder før vi fikk tatt grep i forhold til salg, påslag eller justert kostnadene. Med de store endringene handelsbransjen gjennomgår for tiden, og nå med korona, er det viktig å være oppdatert på tallene, fortsetter Hillestad og legger til:

– Og brukergrensesnittet er veldig enkelt å forstå, selv for en enkel vestlending. Det er mye bedre enn utskriftene vi fikk tidligere – de rapportene trenger man lang utdanning for å bli klok på.

Butikksjefen anslår at Fargerike Stord har spart rundt 200.000 kroner i rene utgifter ved å utnytte alle funksjonene i PowerOffice Go. I tillegg har integreringen mot kassasystemet automatisert en rekke prosesser som tidligere var mange timer med manuell inntasting. Det har ført til en halvering av tiden Fargerike Stord har brukt på regnskapsarbeid internt.

– Med PowerOffice Go har vi revolusjonert kostnadskontrollen. Nå kan vi enkelt drille ned i kostnadene og ta grep for å spare penger. Vi har allerede bedret bunnlinjen med 200.000 kroner. Det er mye penger for bedrift som omsetter for 18 millioner, sier Hillestad.

Dette er Aketo AS:

Aketo er et ungt og nytenkende regnskapsbyrå som tar i bruk moderne løsninger for å effektivisere og automatisere regnskapsoppgaver. Vi spesialiserer oss på butikker og selskaper som bruker kassasystem eller andre rapporteringsverktøy for salg, men har kunder i alle slags bransjer.

Vi er i dag åtte ansatte med kontor i Oslo og Larvik, med kunder spredt over hele landet.

Med Aketos integrasjon mot Lindbak får Fargerike Stord automatisk inn kasseoppgjøret i regnskapssystemet hver mandag, ferdig avstemt.

Olav Apeland, partner i Aketo, forklarer hva som skjer:

– De åpne API-ene i PowerOffice Go gjør at vi kan vi hente data fra Lindbak, kassasystemet, og overføre dem til regnskapssystemet. Før kasseoppgjørene importeres, justeres de for kortgebyr og innbetalingen periodiseres til den dagen pengene kommer inn på konto. På den måten kan banken avstemmes 100 prosent uten at noen er fysisk involvert. Det gjør at kasseoppgjør blir korrekt avstemt uten at noen er involvert.

Tidligere skrev butikken ut dagsoppgjøret og la det inn i regnskapssystemet manuelt.

Apeland forteller at Aketo har ansatt en egen systemutvikler for å utnytte koblingene mot andre systemer som API-ene i PowerOffice Go åpner for. API er en forkortelse for Application Programming Interface, som enkelt forklart er en standardisert måte å utveksle data og informasjon mellom ulike IT-systemer på. API-er åpner gjør det enkelt å koble sammen ulike systemer med automatisering av prosesser og effektivisering som resultat.

Hillestad nøler ikke med å anbefale PowerOffice Go og Aketo til alle i Fargerike-kjeden. Han liker også at PowerOffice Go er tilgjengelig på mobilen.

– Jeg kan logge meg på hvor som helst og sjekke at ting er som de bør og skal være. Jeg får også gjort mange ting selv om jeg ikke er på kontoret. Det er enkelt å godkjenne bilagene som kommer. Og reiseutgifter – det er bare å ta et bilde og så er utgiftene i systemet. Tidligere forsvant reisekvitteringene alltid. Med PowerOffice on-the-Go sparer jeg både tid og penger, slutter butikksjefen.