Standard tjenestevilkår for PowerOffice Go

1. Generelt

1.1 Disse standard tjenestevilkårene («Tjenestevilkårene») gjelder for bruk av regnskapssystemet PowerOffice Go™, et komplett skybasert system for regnskap, faktura, timeregistrering, reiseregninger og lønn som nærmere beskrevet på https://poweroffice.no/Tjenesten»). Ved å ta Tjenesten i bruk anses Tjenestevilkårene akseptert.

1.2 Tjenesten leveres av PowerOffice AS («PowerOffice«). Som «Kunde» anses den juridiske enhet som benytter Tjenesten, enten (i) for sine interne forretningsformål («Sluttkunde«) eller (ii) for å levere regnskapstjenester til andre («Partner«).

2. Bruksrett

2.1 Partnere gis bruksrett til Tjenesten gjennom egen partneravtale med PowerOffice.

2.2 Sluttkunder gis bruksrett til Tjenesten (i) gjennom egen avtale med en Partner (viderelisensiering av bruksrett fra Partner) eller (ii) gjennom eget abonnement iht. «Abonnementsvilkår for frittstående Sluttkunder», inntatt som Vedlegg 1. Sluttkunder som avslutter sitt avtaleforhold med en Partner vil automatisk gis fortsatt bruksrett til Tjenesten gjennom eget abonnement, med mindre Sluttkunden aktivt avslutter sin bruksrett ved å deaktivere alle moduler i Tjenesten.

2.3 Kunden kan ikke overdra sin bruksrett, gi andre tilgang til Tjenesten eller benytte Tjenesten til fordel for andre, med mindre dette er uttrykkelig avtalt med PowerOffice.

3. Tjenesten

3.1 Tjenesten gjøres tilgjengelige for Kunden gjennom en webleser med pålogging ved hjelp av brukernavn og passord. Deler av Tjenesten er også tilgjengelig gjennom en applikasjon som lastes ned på Kundens brukerutstyr. Enkelte PC’er og håndholdte enheter, samt enkelte weblesere, kan inneholde begrensninger som medfører at Tjenesten ikke fungerer optimalt.

3.2 Enkelte funksjoner i Tjenesten kan kreve at Kunden inngår separate avtaler med tredjepart, f.eks. bank. Slike avtaler vil være tilgjengelig i Tjenesten eller hos tredjepart, og kan innebære ekstra kostnad for Kunden.

3.3 Tjenesten er en standard programvare som leveres «som den er». PowerOffice vil benytte kommersielt rimelige tiltak for å sikre best mulig oppetid og funksjonalitet for Tjenesten, men gir ingen garanti for at Tjenesten til enhver tid er fri for feil eller driftsavbrudd.

3.4 PowerOffice forbeholder seg retten til å gjøre endringer og oppdateringer i Tjenesten, herunder foreta forbedringer, legge til, endre eller fjerne funksjonalitet, etter eget skjønn og uten forpliktelser eller ansvar overfor Kunden. PowerOffice skal varsle Kunden dersom slik endring eller oppdatering medfører endrede krav til Kundens brukerutstyr. Arbeid med endring eller oppdatering av Tjenesten kan medføre redusert funksjonalitet og/eller begrenset tilgang til Tjenesten, og PowerOffice skal tilstrebe å foreta slikt arbeid på tidspunkter som er til minst mulig belastning for Kunden. Dersom PowerOffice velger å avvikle Tjenesten eller vesentlige funksjoner i Tjenesten, skal Kunden gis 12 måneders varsel.

4. Kundens ansvar for sikkerhet og bruk

4.1 All bruk av Tjenesten skjer på Kundens eget ansvar. Kunden er ansvarlig for innholdet og lovligheten av egne data, og for å oppfylle gjeldende regnskapslovgivning. Kunden er ansvarlig for å kontrollere dokumentasjon og resultater generert i Tjenesten.

4.2 Kunden skal ikke (i) foreta omvendt utvikling eller dekompilering av Tjenesten, (ii) kopiere eller endre Tjenesten, (iii) forstyrre eller avbryte integriteten eller funksjonaliteten i Tjenesten, herunder ved å laste opp eller distribuere filer som inneholder virus eller som på annen måte kan skade Tjenesten, (iv) benytte Tjenesten til ulovlige eller skadelige formål eller lagre eller overføre materiale som krenker tredjeparts rettigheter, (v) forsøke å få uautorisert tilgang til Tjenesten eller tilhørende systemer og nettverk, eller (vi) selge, videreselge, leie eller lease ut Tjenesten.

4.3 Kundens brukertilganger er personlig og kan ikke overlates til andre. Opplysninger om brukernavn og passord skal oppbevares på betryggende måte. Kunden er ansvarlig for enhver bruk, og det er Kundens ansvar å sikre seg mot uautorisert tilgang til Tjenesten.

4.4 Kunden er ansvarlig for å ha kompatibelt brukerutstyr og tilstrekkelig internettkapasitet og -hastighet for at Tjenesten skal fungere optimalt.

5. Support

5.1 Dersom Kunden har bruksrett til Tjenesten via en regnskapsfører, skal Kunden kontakte regnskapsføreren for teknisk support og regnskapsmessig bistand. For øvrig har Kunden tilgang til teknisk support fra PowerOffice.

6. Oppbevaring av data

6.1 PowerOffice vil oppbevare Kundens data, herunder regnskapsmateriale som er lastet opp til og produsert i Tjenesten, på betryggende måte iht. gjeldende regnskapslovgivning. PowerOffice vil kun dele Kundens data med tredjeparter i den utstrekning det er nødvendig for å levere Tjenesten som forutsatt, eller plikt til utlevering følger av lov, dom eller annet pålegg.

6.2 PowerOffice fører en kundebase med opplysninger om Kunden, herunder generelle opplysninger og statistikk knyttet til Kundens bruk av Tjenesten. Formålet med kundebasen er å videreutvikle og optimalisere Tjenesten i forhold til kundenes behov. Kundebasen vil ikke tilgjengeliggjøres for andre enn PowerOffice og dennes underleverandører.

7. Personvern

7.1 PowerOffice behandler personopplysninger knyttet til Kundens brukertilganger i tråd med gjeldende personvernlovgivning og PowerOffices personvernerklæring, tilgjengelig på https://poweroffice.no/gdpr/. PowerOffice er behandlingsansvarlig for slike personopplysninger.

7.2 PowerOffices leveranse av Tjenesten kan også innebære behandling av personopplysninger på Kundens vegne, slik at PowerOffice opptrer som databehandler for Kunden. Følgende vilkår skal gjelde for PowerOffices behandling av personopplysninger på Kundens vegne:

  • PowerOffice skal kun behandle Kundens personopplysninger i den grad det er nødvendig for å sikre kontraktsmessig leveranse av Tjenesten, og i tråd med Kundens dokumenterte instrukser. PowerOffice kan i denne forbindelse behandle personopplysninger knyttet til Kundens ansatte, leverandører, kunder og andre som inngår i de dataene Kunden laster opp og genererer i Tjenesten.
  • PowerOffice skal gjennomføre og på forespørsel dokumentere slike tekniske og organisatoriske tiltak som er nødvendig for å oppnå et forsvarlig sikkerhetsnivå i tråd med gjeldende personvernlovgivning. PowerOffice skal også bistå Kunden med å gjennomføre slike tiltak.
  • Dersom PowerOffice får kjennskap til et brudd på personvernsikkerheten skal han uten ugrunnet opphold varsle Kunden om dette i tråd med gjeldende personvernlovgivning. Kunden er ansvarlig for å sende eventuell melding til Datatilsynet og/eller den registrerte. PowerOffice skal bistå Kunden med å oppfylle de krav som stilles til Kundens håndtering av brudd på personvernsikkerheten.
  • PowerOffice skal uten ugrunnet opphold varsle Kunden om eventuelle henvendelser fra de registrerte, og skal bistå Kunden med å besvare disse.

8. Konfidensialitet

8.1 Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med Kundens bruk av Tjenesten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i taushetsbelagt informasjon.

8.2 Taushetsplikten gjelder ikke informasjon som er alminnelig kjent eller er tilgjengelig andre steder uten at dette skyldes urettmessig opptreden av den annen part eller tredjemann. Taushetsplikten gjelder ikke når opplysningsplikt følger av lov eller beslutning av domstol.

8.3 Brudd på taushetsplikten anses som vesentlig mislighold av Tjenestevilkårene. Taushetsplikten gjelder også etter at Kundens bruk av Tjenestene er opphørt.

9. Kommunikasjon og varsler

9.1 Generell informasjon om Tjenesten, herunder informasjon om nye funksjoner, prisendringer eller planlagt vedlikehold, vil gis i Tjenesten, på PowerOffices nettside eller på e-post. Varsler som gjelder Kunden spesielt og informasjon av særlig betydning, f.eks. informasjon relatert til sikkerhet og personvern, vil bli sendt på e-post.

10. Immaterielle rettigheter 

10.1 PowerOffice eier alle immaterielle rettigheter knyttet til Tjenesten, herunder kildekode, databaser, design og kompilering av data.

10.2 Kunden eier rettighetene til egne data.

11. Bruksrestriskjoner

11.1 Dersom Kunden krenker PowerOffices immaterielle rettigheter eller på annen måte illojalt utnytter sine tilganger på en måte som kan skade PowerOffice eller vesentlig bryter med Tjenestevilkårene, kan PowerOffice med umiddelbar virkning stenge tilgangen for den aktuelle brukeren og/eller Kunden.

11.2 Dersom betalingsmislighold ikke rettes etter mottatt purring og varsel om stenging, kan PowerOffice stenge Kundens tilgang til Tjenesten. Tilgang til Tjenesten gjenåpnes første virkedag etter at PowerOffice har mottatt korrekt betaling.

11.3 Dersom Kundens tilgang til Tjenesten i henhold til dette punkt 11 stenges i mer enn 3 måneder, så vil Kundens bruksrett til Tjenesten automatisk opphøre, jf. punkt 13.

12. PowerOffices ansvar

12.1 Kunden må varsle om feil, mangler og tap straks og senest innen 14 dager etter at han ble klar over forholdene. Dersom det ikke reklameres innen fristen, mister Kunden sin rett til å gjøre eventuelle misligholdsbeføyelser gjeldende.

12.2 PowerOffice vil tilstrebe å rette feil i Tjenesten så raskt som mulig. Dersom feilen medfører at Kundens evne til å bruke Tjenesten er vesentlig redusert, og PowerOffice ikke innen rimelig tid utbedrer feilen, kan Kunden si opp bruksretten til Tjenesten og kreve forholdsmessig refusjon av betalt vederlag (prisavslag). Kunden har ikke rett til reise andre krav mot PowerOffice som følge av feil ved Tjenesten.

12.3 PowerOffice er under ingen omstendighet ansvarlig for Kundens indirekte tap eller konsekvenstap, herunder tap av data eller kunder, forretningsavbrudd, avsavn, tapt fortjeneste eller krav om betaling av skatter eller avgifter. PowerOffices erstatningsansvar er under alle omstendigheter oppad begrenset til et beløp tilsvarende ett års vederlag for Kundens bruksrett til Tjenesten.

12.4 Ovenstående ansvarsbegrensninger gjelder ikke dersom skade er voldt ved forsett eller grov uaktsomhet fra PowerOffices side.

13. Opphør

13.1 Tjenestevilkårene gjelder så lenge Kunden benytter Tjenesten.

13.2 Ved opphør av Kundens bruksrett vil PowerOffice for en periode på 12 måneder stille Kundens data tilgjengelig for overføring til annet lagringssted. Kundens data vil deretter slettes.

14. Endringer

14.1 PowerOffice kan endre Tjenestevilkårene når det anses nødvendig. Kunden vil få varsel om endringen ved neste pålogging, og kan ikke fortsette sin bruk av Tjenesten før endringen er akseptert.

15. Lovvalg og tvisteløsning

15.1 Tjenestevilkårene skal reguleres av norsk rett.

15.2 Enhver tvist som måtte oppstå i forbindelse med Tjenestevilkårene og som ikke løses ved forhandlinger, skal behandles ved de alminnelige domstoler med Salten tingrett som verneting.

Vedlegg 1: abonnementsvilkår for frittstående sluttkunder

Følgende abonnementsvilkår gjelder for Sluttkunder som tegner eget abonnement på Tjenesten, uten å være tilknyttet en PowerOffice Partner.  Abonnementsvilkårene supplerer de generelle Tjenestevilkårene.

1. Etablering av tilgang og administratorrolle

1.1 Sluttkunden oppnår tilgang til Tjenesten ved å registrere sitt abonnement i Tjenesten og opprette en personlig bruker med administratorrettigheter («Administrator«).

1.2 Administrator skal registrere hvilke moduler i Tjenesten som skal aktiveres for Sluttkunden, og opprette brukertilgang for de personer hos Sluttkunden som skal benytte Tjenesten. Administrator kan endre Sluttkundens aktive moduler, og kan avslutte Sluttkundens bruksrett til Tjenesten ved å deaktivere alle aktive moduler.

1.3 Administrator innestår for at han har nødvendig fullmakt til å opptre på vegne av Sluttkunden i tilknytning til Tjenesten, herunder til å opprette, endre og avslutte abonnement, opprette brukertilganger og motta varsler i Tjenesten.

1.4 Administrator kan ved behov overdra sin rolle til en ny Administrator. For øvrig kan Sluttkunden ved skriftlig henvendelse be PowerOffice om å overdra Administrator-rollen til en ny, navngitt person.

2. Priser og betalinger

2.1 Etter at Sluttkunden har registrert sitt abonnement i Tjenesten løper en 30 dagers vederlagsfri prøveperiode. Etter utløpet av prøveperioden beregnes vederlag i henhold til PowerOffices gjeldende prisliste tilgjengelig på https://poweroffice.no/.

2.2 Vederlaget faktureres månedlig, med 10 dagers betalingsfrist.

2.3 Prisene kan uten varsel justeres ved hvert årsskifte i henhold til endringen i konsumprisindeksen (hovedindeksen). For øvrig kan prisene justeres med minimum én måneds varsel.

3. Betalingsmislighold

3.1 Ved forsinket betaling beregnes forsinkelsesrenter i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling m.m. Det vises også til Tjenestevilkårene punkt 11.2 og 11.3 vedrørende stenging og avslutning av bruksrett som følge av betalingsmislighold.

4. Overføring til PowerOffice Partner

4.1 Sluttkunden kan overføre sitt abonnement i Tjenesten til en PowerOffice Partner, slik at Sluttkunden gis bruksrett til Tjenesten via Partneren. En slik overdragelse innebærer at Partneren administrerer Sluttkundens bruksrett til Tjenesten og overtar betalingsforpliktelsen knyttet til Tjenesten. Sluttkundens bruk av Tjenstesten vil fremdeles være regulert av Tjenestevilkårene.